Neem contact op
4 tips om beter te communiceren als SAP Consultant
| 8 min
Anton Rotteveel

Waarom zijn communicatieve vaardigheden zo belangrijk voor een SAP-consultant en hoe communiceer je met klanten, collega’s en eindgebruikers over complexe implementaties en updates? Dat legt onze trainee Anton je uit in dit artikel en hij geeft je als beginnend SAP-consultant vier tips om beter te communiceren.

Al zo lang ik me kan herinneren ben ik bezig met technologie. Ik schroef versterkers, speakers en computers uit elkaar om ze te repareren en ik schrijf emulatiesoftware voor games zoals World of Warcraft. Het zijn hobby’s waar ik met liefde veel tijd en energie in stop. Daar kan ik helemaal in opgaan en mij vastbijten in de meest complexe dingen. Bijkomend voordeel van mijn hobby is dat mijn familie, vrienden en kennissen iemand in hun buurt hebben, die ze helpt om hun defecte desktop of laptop weer aan de praat te krijgen. Wat ik precies doe om hun problemen op te lossen, is voor mijn naasten minder relevant. In hun ogen draai ik aan de juiste knopjes en kunnen zij daarna weer vooruit.

In mijn dagelijkse werk als SAP Basis Consultant kom ik daar niet mee weg. Daar is het niet alleen belangrijk dat de technologie werkt, maar willen belanghebbenden ook begrijpen wat ik precies doe, wat de business kan verwachten en wat voor impact dat heeft. Als SAP Consultant opereer je niet in een vacuüm waarin jij bepaalt wat er moet gebeuren met de hard- en software van klanten. Met techniek ondersteun je de business om hun werk beter, sneller en slimmer te kunnen doen. Bij iedere update, implementatie of wijziging, zijn verschillende partijen betrokken die daar iets van merken. Bijvoorbeeld als je een update moet uitvoeren, dan is een applicatie mogelijk voor een paar uur niet beschikbaar. Dat moet je goed afstemmen met belanghebbenden, om te voorkomen dat die applicatie eruit ligt op een moment dat zij die hard nodig hebben. En als er bijvoorbeeld twee opties zijn, dan moet je uit kunnen leggen waarom optie A beter is dan optie B.

Als SAP Consultant opereer je niet in een vacuüm waarin jij bepaalt wat er moet gebeuren met de hard- en software van klanten.

Goede communicatie is ontzettend belangrijk als SAP Consultant. Als je met directe collega’s praat, spreek je misschien vijf rijen technisch jargon. Dat kun je niet doen bij een technisch minder onderlegde collega of bij een klant. Jouw rol is niet alleen om de techniek goed in te richten en te beheren. Je brengt techniek ook dichterbij de business door het begrijpelijk te maken. Om je daarbij te helpen, heb ik vier tips op een rij gezet om je communicatieve vaardigheden als beginnend SAP Consultant aan te scherpen.

1. Weet met wie je te maken hebt

Als SAP Consultant kom je verschillende personen tegen waarmee je moet communiceren. Dit kan een eindgebruiker zijn die een foutmelding ziet op zijn scherm of een IT-manager die specifieke wijzigingen wil doorvoeren aan een systeem. Begrijp welke rol iemand vervult binnen een organisatie en verdiep je in het kennisgebied van deze persoon. Zo ben je in staat om je te verplaatsen in zijn problemen en kom je er makkelijker achter wat die persoon met jouw ondersteuning precies wil bereiken. Let daarbij op het gebruik van jargon en probeer de situatie simpel uit te leggen. Vertel een eindgebruiker dus niet dat ‘de synchronisatielimiet is overschreden’, maar leg uit dat ‘bestanden niet worden geüpdatet omdat er iets mis is met het ophalen van gegevens in het SAP-systeem’.

2. Kies het goede communicatiekanaal

Bellen, mailen of persoonlijk. Maak bij ieder soort communicatie de afweging waar de situatie om vraagt en kies op basis daarvan het juiste communicatiekanaal. E-mailen is voor veel mensen handiger om controle te houden over het gesprek. Het is een middel dat goed werkt bij vragen die je schriftelijk makkelijker kunt stellen en beantwoorden dan via de telefoon. E-mail werkt ook goed als je niet te opdringerig wilt overkomen en mensen de ruimte wilt geven om op hun gemak te antwoorden. Daarnaast is het functioneel als je de correspondentie zwart op wit wilt hebben. Bijkomend voordeel is dat je via de e-mail ook schriftelijk kunt verwijzen naar zeer gedetailleerde stappen, zoals nieuwe procedures of instructies voor software. Bij alle andere gevallen is een persoonlijk gesprek of een telefoontje de oplossing. Bijvoorbeeld als je nadere toelichting of meer informatie nodig hebt en dat moet achterhalen bij een bepaald persoon. Of als je over een gevoelig onderwerp moet praten met iemand. Een persoonlijk gesprek zorgt voor vertrouwen en helpt je om een relatie met iemand op te bouwen.

3. Beschrijf wat je wilt bereiken

Geef in duidelijke bewoording aan wat je wilt doen en vertaal je oplossing naar feiten, cijfers en KPI’s van de persoon waar je mee te maken hebt. Zo benadruk je direct de impact voor de business en kan een collega of klant een goed afgewogen beslissing nemen. Geef bijvoorbeeld dus aan dat sommige services tijdelijk niet beschikbaar zijn of dat deze maar gedeeltelijk werken. Hierdoor kan de klant technische werkzaamheden beter afstemmen op zijn businessprocessen en loop je achteraf niet tegen technische problemen aan. Als je goed beschrijft wat je wilt bereiken, creëer je draagvlak voor je oplossing en kun je beslissingen van mensen positief beïnvloeden. Dat kan je een hoop discussie en onnodig werk besparen. Voordeel van een duidelijk verhaal is bovendien dat je collega’s ook precies weten wat zij moeten doen als ze aansluitende werkzaamheden moeten oppakken. Laat dus zien dat je ergens goed over nagedacht hebt en durf te adviseren. Aan de hand van een voorbeeld laat ik je zien hoe niet en wel moet.

NIET
“Een bestandssysteem is bijna vol, ik wil deze graag vergroten.”

WEL
“Ik heb gezien dat het bestandssysteem van systeem X vol begint te lopen. Dit bestandssysteem gebruiken we voor de opslag van log backups en is nu voor 90 procent vol. We willen de schijf uitbreiden van 100gb naar 150gb. Is het mogelijk om dit per direct uit te voeren? De kosten voor deze uitbreiding zijn 10 euro per maand.”

Geef meerdere opties

Er is zelden maar één optie om een probleem op te lossen of om iets te implementeren. Voor jou is het waarschijnlijk heel eenvoudig om de ‘beste’ optie te kiezen, maar het kan zijn dat een andere optie veel beter aansluit bij de wens van je collega en of de business van je klant. Als er meerdere opties zijn leg deze voor en maak duidelijk wat de plus- en minpunten zijn bij elke optie. Je kan eventueel zelf nog een aanbeveling doen, maar laat de keuze altijd aan de klant.

Communicatie = de sleutel

Als beginnend SAP Consultant zit je vol met vragen en loop je ongetwijfeld wel eens ergens tegenaan. Dit artikel schreef ik ook op basis van mijn eigen ervaringen. Het overkwam mij in het begin ook dat ik een onduidelijke e-mail had gestuurd naar een klant. Vervolgens kreeg ik de vraag van mijn collega om het nog eens in ‘jip-en-janneketaal’ uit te leggen. De klant begreep namelijk niets van mijn technische jargon. Dat was even pijnlijk, maar ik leerde er wel van veel van. Communicatie is in mijn ogen de sleutel om je werk als SAP Consultant slimmer en eenvoudiger te doen. Ik hoop dat je met dit artikel je toekomstige klanten en collega’s goed kunt ondersteunen met helder communicatie. Gericht op de kennis van mensen, via het juiste kanaal en vertaalt naar de impact van hun business.

Over Anton Rotteveel

Anton rondde een bachelor en master in Moleculaire genetica & biotechnologie af en besloot daarna zijn hart te volgen en de IT in te gaan. Via iTrainee kwam hij terecht bij myBrand. Daar werkt hij als SAP Basis Consultant dagelijks aan het oplossen van complexe problemen en schakelt hij met functionele consultants en de business om tot haalbare en bruikbare oplossingen te komen.

Meer weten?

Migreren kun je leren
Hoe voer je grote veranderingen in je SAP-omgeving technisch goed uit zonder de continuïteit van de business in gevaar te brengen? Onze alumnus Angela (Business Application Analist bij Mammoet) legt je in dit artikel uit hoe je dat aanpakt.
Op zoek naar jonge, talentvolle SAP-consultants?
Waar vind je talentvolle mensen voor je SAP-team? Wij selecteren de beste studenten om ze op te leiden tot jouw toekomstige SAP-consultants.
Op zoek naar een kickstart van je carrière?
Afgestudeerd? En nu? Ons traineeprogramma voor SAP biedt je een unieke springplank naar een topbaan bij een topbedrijf. Kun jij het aan?
Het perfecte SAP-team

Hoe bouw je een SAP-team dat snel en adequaat inspeelt op veranderingen en nieuwe ontwikkelingen? In dit eBook lees je wat vier succesvolle consultancybedrijven doen om deze lastige puzzel op te lossen.

Download het eBookx

Meer weten over een traineeship?

Praat direct met Marloes

Op zoek naar SAP consultants?

Praat direct met Cecile

Kunnen we je ergens mee helpen?