Neem contact op
Breng in 4 stappen jouw route naar S/4HANA in kaart
| 8 min
Frans Daems

Veel organisaties spelen momenteel met de vraag hoe ze hun SAP-omgeving toekomstbestendig gaan maken. Mogelijk omdat hun huidige bedrijfssoftware (SAP ECC) het einde van de levensduur bereikt in 2027 of omdat ze zoeken naar mogelijkheden om bedrijfsprocessen te versnellen, te innoveren en hun SAP-omgeving te vereenvoudigen.

De volgende stap is een stuk lastiger. Want wat is het juiste moment om de stap naar S/4HANA te zetten? En welke waarde biedt het platform eigenlijk voor jouw organisatie? Ook moet je goed nadenken over welke vorm van S/4HANA het beste bij jouw organisatie past. En je wilt de juiste aanpak kiezen om over te stappen. Daarbij moet je uitdagingen in kaart brengen, weten waar je snel resultaten kunt boeken en inzicht krijgen in hoe je de transitie zo soepel mogelijk kan laten verlopen. Allemaal vraagstukken die eerst beantwoord moeten worden, voordat je aan de slag gaat met SAP S/4HANA.

Kortom, je hebt inzicht nodig in jouw route naar S/4HANA. Daarvoor heb je een plan nodig en moet je de huidige en de gewenste situatie van je organisatie in kaart brengen. Gelukkig reikt SAP verschillende hulpmiddelen aan om je voor te bereiden op de transitie naar S/4HANA. In dit blogartikel laat ik je zien hoe je in vier stappen inzicht krijgt in de waarde van het platform voor jouw organisatie en deel ik handige tools om jouw route naar S/4HANA te kunnen bepalen.

Stap 1: Analyseer je huidige ERP-systeem

Het is belangrijk om je SAP-systeem technisch te analyseren. Want er zijn vaak belangrijke keuzes te maken, die ervoor kunnen zorgen dat bepaalde scenario’s wel of niet werken voor je organisatie. Met de SAP Readiness Check 2.0 kun je een uitgebreide scan uitvoeren op je bestaande SAP-omgeving en krijg je een globaal inzicht in de mogelijke zwaartepunten bij een migratie naar S/4HANA. Er wordt onder andere gekeken naar add-ons, maatwerk en de meest gebruikte transacties. De check bevat ook een Simplification Item Checklist met eisen waaraan je moet voldoen om de stap naar S/4HANA te zetten. Je geeft aan naar welke versie van S/4HANA je wilt migreren en vervolgens wordt het systeem op verschillende onderdelen getoetst. Bijvoorbeeld de kwaliteit van je data en bestaande componenten die ook in S/4HANA van belang zijn. Zo zie je in een oogopslag wat je al op orde hebt en welke onderdelen je mogelijk nog moet aanpakken voordat je kunt migreren. Deze check voer je relatief simpel uit door enkele vereiste SAP Notes te implementeren in je SAP-systeem. Daarna kun je de check uitvoeren, uploaden naar een portal van SAP en analyseren met een persoonlijk dashboard voor jouw organisatie.

 In het Business Scenario Recommendations rapport doet een experts van SAP specifieke aanbevelingen voor jouw business.

Een ander waardevol analyse-instrument is het Business Scenario Recommendations report. Dit is een rapport waarin een experts van SAP specifieke aanbevelingen doet op basis van gegevens uit je SAP-systeem. Net als bij de Readiness Check 2.0 voer je een scan uit van je huidige systeem en die gegevens upload je op een beveiligd domein van SAP. De expert kijkt naar je huidige line of business, de behoefte van je business en waar jij (snel) winst kan behalen met S/4HANA.

Stap 2: Bepaal de businesswaarde

Naast de technisch verkenning is het ook van belang dat je de organisatie vroegtijdig bij de transitie betrekt. Zo creëer je draagvlak en weet je zeker dat het nieuwe SAP-systeem aansluit bij de wensen en eisen van je organisatie. Dat doe je door de huidige situatie af te zetten tegen de gewenste situatie. Waar liggen de prioriteiten? Wat zijn de belangrijkste processen? Wat wil je verbeteren? Het doel is om te achterhalen waar de behoefte ligt van je organisatie en hoe je met een nieuw SAP-systeem zoveel mogelijk businesswaarde kunt toevoegen aan je organisatie.

 Belangrijk bij Design Thinking is dat verschillende stakeholders aan het woord komen die te maken hebben met het SAP-systeem.

Design Thinking is een beproefde methode om dat voor elkaar te krijgen. De methode wordt vaak gebruikt om complexe problemen op te lossen. Daarin staat de behoefte van de mens centraal. Met uiteenlopende brainstormsessies worden oplossingen bepaald, die je helpen om later in de transitie sneller tot resultaten te komen. De sessies leveren belangrijke antwoorden op, zoals wat de kernprocessen van je organisatie zijn en waar volgens de organisatie de problemen liggen die je moet aanpakken. Belangrijk daarbij is dat niet alleen het management aan het woord komt, maar ook verschillende stakeholders die te maken hebben met het SAP-systeem.

Stap 3: Quick wins & inzichten definiëren

De informatie die je hebt verzameld in de eerste twee stappen bundel je vervolgens in een rapport en ga je analyseren. Uit deze analyse komen de aandachtspunten en quick wins voor jouw organisatie naar voren. De quick wins zijn de mogelijkheden waarmee je snel een positieve verandering teweeg kunt brengen en die vrijwel direct waarde opleveren voor je organisatie. Het definiëren van quick wins helpt je om snel inzicht te krijgen in de waarde van S/4HANA voor je organisatie. In deze fase wordt vaak al behoorlijk goed duidelijk of je een haalbare business case kunt bouwen voor een nieuw SAP-systeem. Goede quick wins beschikken vaak over de volgende eigenschappen:

• Minimale of geen uitgaven
• Laag risico
• Er is een duidelijke oorzaak
• Er is een praktische oplossing
• Duidelijke scope
• Gedragen door stakeholders
• Veel vertrouwen in een positieve uitkomst
• Verbetering kan binnen 60 – 90 dagen worden doorgevoerd

Bovendien kunnen quick wins ook bijdragen aan het creëren van draagvlak. Met quick wins laat je onmiddellijk resultaten zien en dat werkt motiverend voor organisaties en teams. Ze creëren momentum om je organisatie vooruit te helpen, omdat je snel mijlpalen kunt bereiken en aantoont dat verandering echt mogelijk is. Bovendien heb je straks snel iets te vieren als je daadwerkelijk aan de slag gaat met S/4HANA. Quicks wins helpen je om een project van weken of maanden te overbruggen en stil te staan bij de belangrijke stappen die je zet.

 Quick wins creëren momentum om je organisatie vooruit te helpen, omdat je aantoont dat verandering echt mogelijk is.

Verder geeft de analyse inzicht in de veranderingen die nodig zijn om de effectiviteit en efficiëntie van S/4HANA te vergroten binnen jouw organisatie en welke aanpak daarvoor nodig is. Kortom, hoe kun je S/4HANA het beste gebruiken om je organisatie en mensen vooruit te helpen? Een conclusie zou bijvoorbeeld kunnen zijn om te wachten op de volgende release van S/4HANA, omdat daarin een nieuwe module zit die essentieel is voor jouw organisatie.

Stap 4: Stel een roadmap naar S/4HANA op

Uiteindelijk kun je met alle informatie die je hebt opgehaald een roadmap naar S/4HANA ontwikkelen. In dit document beschrijf je de stappen om je systemen en bedrijfsprocessen succesvol te migreren naar SAP S/4HANA. Daarin staat de toegevoegde waarde van het systeem voor jouw organisatie en mensen centraal. De roadmap is een verdiepingsslag op de quick wins & inzichten. Hier ga je ook in op de pijnpunten binnen je organisatie. Wat moet je allemaal aanpakken voordat je die stap kan zetten? Bijvoorbeeld: je wilt leveranciers ook integreren met je SAP-systeem. Hoe pak je dat aan? Doe je dat voor de transitie naar S/4HANA of daarna? Dat beschrijf je in de roadmap. In principe wordt in de roadmap de totale transitie beschreven.

Denk daarbij aan de volgende zaken:

Waarom gaat S4 voor jou waarde toevoegen? Wil je realtime inzicht krijgen in managementinformatie? Of wil je jouw end-to-endprocesen op een andere manier inrichten? Beschrijf hierin de businesswaarde van S/4HANA voor jouw organisatie. Hierin neem je ook de quick wins mee.

Hoe komt je toekomstige SAP-systeem eruit te zien? Mogelijk zijn er naast je SAP-systeem nog andere systemen en applicaties. Wat ga je daarmee doen? Het kan bijvoorbeeld zijn dat je nu een losse applicatie voor Business Intelligence gebruikt, maar dat die functionaliteit ook in S/4HANA zit. Kies je ervoor om de bestaande applicatie te integreren of stap je over naar SAP Analytics Cloud? Deze keuzes beschrijf je in de roadmap.

Voor welke deployment-optie kies je? Kies je voor on-premise of ga je naar de cloud? Kies je voor de private cloud of public cloud? Hierin beschrijf je de deployment-keuze en waarom dit het beste aansluit bij je mensen, technologie, en organisatiedoelstellingen.

Hoe richt je het release management in? In dit hoofdstuk beschrijf je de beoogde vorm van release management met S/4HANA. Bijvoorbeeld dat je ieder kwartaal de laatste updates wilt hebben en hoe je ervoor gaat zorgen dat dit ook gaat lukken.

Hoe richt je de servicelevels in? Heb je klanten die 24/7 ondersteuning nodig hebben of ben je alleen overdag operationeel? Hier beschrijf je voor welk servicelevel je kiest, hoe je dat wilt aanpakken en wie dit gaat uitvoeren.

Wat is de projectstrategie? Hoe vlieg je het project aan? Ga je eerst naar een sandbox-omgeving of proefomgeving? Wat zijn de geschatte doorlooptijden van de fases? Wat ga je eerst aanpakken? Wat moet je doen voor de migratie en wat doe je daarna pas?

Hoe ga je het project aanpakken? Dit is de globale planning voor het totale project. Hierin beschrijf je hoe je toewerkt van voorbereiding naar verkenning, realisatie, deployment en livegang.

De roadmap bevat dus een plan van aanpak en een planning. Bovendien bepaal je daarin ook wat je zelf gaat doen, waar je ondersteuning nodig hebt en wie je daarvoor in wilt schakelen.

Hoe ziet jouw route eruit?

Als teamleider bij consultancybedrijf myBrand kom ik dagelijks werk veel in aanraking met organisaties die bezig zijn met de transitie naar SAP S/4HANA. Als organisatie kan het best lastig zijn om de vier stappen die ik hierboven heb beschreven zelf uit te voeren. Daarom hebben we de Discovery Scan ontwikkeld, om organisaties te begeleiden bij dit proces. Daarin nemen we je mee door alle vier de stappen en bieden we je organisatie een gedegen voorbereiding op de transitie naar een toekomstbestendig SAP-systeem.

Over Frans Daems

Frans Daems studeerde Commerciële Economie aan de Avans Hogeschool en rondde daarna met succes zijn master Marketing Management aan Tilburg University af. Na zijn studie startte hij zijn carrière met een traineeship bij iTrainee en koos hij ervoor zich te specialiseren tot SAP Basis Consultant. Inmiddels werkt hij voor myBrand, waar hij de rol van teamleider vervult.

Meer weten?

Mirgeren kun je leren
Hoe voer je grote veranderingen in je SAP-omgeving technisch goed uit zonder de continuïteit van de business in gevaar te brengen? Onze alumnus Angela (Business Application Analist bij Mammoet) legt je in dit artikel uit hoe je dat aanpakt.
Op zoek naar jonge, talentvolle SAP-consultants?
Waar vind je talentvolle mensen voor je SAP-team? Wij selecteren de beste studenten om ze op te leiden tot jouw toekomstige SAP-consultants.
Op zoek naar een kickstart van je carrière?
Afgestudeerd? En nu? Ons traineeprogramma voor SAP biedt je een unieke springplank naar een topbaan bij een topbedrijf. Kun jij het aan?
11 adviezen voor het opleiden van je toekomstige SAP-experts

Hoe bouw je een SAP-team dat snel en adequaat inspeelt op veranderingen en nieuweontwikkelingen? In dit eBook lees je wat vier succesvolle consultancy bedrijven doen om deze lastige puzzel op te lossen.

Download het gratis eBook!x

Meer weten over een traineeship?

Praat direct met Marloes

Op zoek naar SAP consultants?

Praat direct met Cecile

Kunnen we je ergens mee helpen?