Cookie- en privacyverklaring 

 

Gebruik van Cookies

Wat is een cookie?
Wij maken op deze website gebruik van cookies. Een cookie is een bestandje dat met pagina’s van deze website wordt meegestuurd en door uw browser op de harde schrijf van uw computer wordt opgeslagen. Informatie die is opgeslagen in een cookie kan bij een volgend bezoek weer naar onze webserver worden teruggestuurd. 

Google Analytics
Via onze website wordt een cookie geplaatst van Google Analytics. Wij gebruiken Google Analytics om te analyseren hoe bezoekers de website gebruiken. Google kan deze informatie aan derden verschaffen indien Google hiertoe wettelijk wordt verplicht, of voor zover derden de informatie namens Google verwerken. Wij hebben daar geen invloed op. Wij hebben Google niet toegestaan de verkregen analytics informatie te gebruiken voor andere Google diensten. De informatie die Google verzamelt wordt zo veel mogelijk geanonimiseerd. Uw IP-adres wordt nadrukkelijk niet meegegeven. De informatie wordt door Google opgeslagen op servers in de Verenigde Staten. Google stelt zich te houden aan de Privacy Shield principles en is aangesloten bij het Privacy Shield programma van het Amerikaanse Ministerie van Handel. Dit betekent dat er een passend beschermingsniveau voor de verwerking van eventuele persoonsgegevens wordt toegepast. 

Social media 
Onze website bevat buttons waarmee webpagina’s gedeeld kunnen worden op social media  als Facebook, LinkedIn en Twitter. Deze buttons werken met stukjes code die van het betreffende bedrijf afkomstig zijn. Via deze code worden cookies geplaatst. Wij hebben daar geen invloed op. Lees de privacyverklaring van de bedrijven zelf om te zien wat zij met uw (persoons)gegevens doen die ze via deze cookies verwerken. De informatie die ze verzamelen wordt zo veel mogelijk geanonimiseerd. De informatie wordt opgeslagen op servers in de Verenigde Staten. LinkedIn, Twitter, Facebook en Google+ stellen zich te houden aan de Privacy Shield principes en zijn aangesloten bij het Privacy Shield programma van het Amerikaanse Ministerie van Handel. Dit betekent dat er een passend beschermingsniveau voor de verwerking van eventuele persoonsgegevens wordt toegepast. 

Recht op inzage en correctie of verwijdering van jouw gegevens
U hebt het recht om te vragen om inzage in en correctie of verwijdering van jouw gegevens. Neem daarvoor contact met ons op via de contactgegevens op de website. Om misbruik te voorkomen, vragen we u daarbij om u adequaat te identificeren. Wanneer het gaat om inzage in persoonsgegevens gekoppeld aan een cookie, stuur dan een kopie van de cookie in kwestie mee. U kunt deze terugvinden in de instellingen van uw browser.

In- en uitschakelen van cookies en verwijdering daarvan
Meer informatie over het in- en uitschakelen en het verwijderen van cookies kunt u vinden in de instructies of de helpfunctie van uw browser.

Meer informatie over Cookies?
De Consumentenbond geeft uitleg over Cookies:

Wat zijn cookies?
Cookies verwijderen

Privacyverklaring

Is deze privacyverklaring op u van toepassing?

Deze privacyverklaring is op u van toepassing als u een klant, leverancier of andere zakelijke relatie van iTrainee bent, bijvoorbeeld als u een contactpersoon, directeur, manager, gevolmachtigde, aandeelhouder, commissaris of werknemer bent die handelt namens een klant, een eenmanszaak van een klant, een potentiële klant, een producent, een ontvanger van de diensten van iTrainee, een leverancier, een partnerbedrijf, een transportbedrijf of een eiser.

Deze privacyverklaring is ook op u van toepassing als u een persoon bent die wordt gesponsord door iTrainee, als u gecontracteerd bent door iTrainee, of als u een eiser bent, een bezoeker van onze website www.itrainee.nl of van onze kantoren bent. 

Waar er in het onderstaande naar alle bovenstaande individuen wordt verwezen, noemen we ze “zakenrelaties”. 

Waarom en op welke juridische grondslag verwerkt iTrainee persoonsgegevens?

iTrainee verzamelt, verwerkt en bewaart de persoonsgegevens van zakenrelaties in verband met de volgende activiteiten:

Administratie en financieel beheerKlantbeheer
Voor het beheren en verwerken van bestellingen, leveringen en facturen. 

De volgende categorieën persoonsgegevens kunnen voor dit doel worden verwerkt:

  • contactgegevens – naam,
  • telefoonnummer,
  • faxnummer,
  • e-mailadres,
  • zakelijk adres,
  • privé-telefoon,
  • e-mailadres
  • functie van contactpersonen,
  • locatie en verzendadres,
  • KvK-nummer,
  • btw-nummer,
  • klantencategorie,
  • website
  • andere bedrijfsinformatie (zoals geschatte omzet, aantal medewerkers, aankoopgeschiedenis en debiteuren) van leveranciers, klanten en andere ontvangers van diensten van iTrainee.
  • Communicatie / e-mailberichten uitgewisseld met contactpersonen.
  • Bestelinformatie / informatie over de bestelling.

De juridische grondslag voor deze verwerking van de persoonsgegevens is dat dergelijke verwerking noodzakelijk is in het kader van de uitvoering van de contractuele relatie met leveranciers, klanten en andere ontvangers van goederen van iTrainee en/of uit hoofde van het legitieme belang dat iTrainee erbij heeft om een adequaat relatie management systeem te onderhouden. 

“Ken-uw-cliënt”-vereisten. Acceptatie van nieuwe klanten en leveranciers en herziening van bestaande klant- en leveranciersinformatie.

De volgende categorieën persoonsgegevens kunnen voor dit doel worden verwerkt:

  • UBO-informatie – naam van de uiteindelijke economische belanghebbende van klanten en leveranciers,
  • aandelenbelang (uitgedrukt in percentages) van uiteindelijke economische belanghebbende in klanten en leveranciers.
  • Overige informatie – financiële antecedentengegevens voor risicoprofilering met betrekking tot klanten en leveranciers, compliance- en risicoprofielinformatie over klanten en leveranciers (zoals bezit van andere bedrijven),
  • (vermoedelijke) veroordelingen en strafbare feiten,
  • hoeveel politieke risico’s iemand loopt,
  • betrokkenheid bij fiscale discussies.

Deze informatie is afkomstig van externe bronnen, zoals bijvoorbeeld LinkedIn, mailinformatie, Indeed, KvK,  en andere bronnen. 

De juridische grondslag voor de verwerking van persoonsgegevens is dat dergelijke verwerking noodzakelijk is om de wettelijke verplichtingen van iTrainee na te leven en/of uit hoofde van het legitieme belang dat iTrainee bij risicobeheer heeft.

Financieel beheer

Opvolgen van uitstaande betalingen van klanten als gevolg van gefactureerde leveringen van trainees en andere producten of diensten aan klanten en verwerking van inkomende facturen van, en betaling aan, leveranciers.

De volgende categorieën persoonsgegevens kunnen voor dit doel worden verwerkt: 

  • algemene informatie – naam,
  • adres,
  • telefoonnummer,
  • KvK-nummer,
  • btw-nummer,
  • bankrekeningnummer van klant of leverancier,
  • naam en e-mailadres van contactpersoon bij klant of leverancier.

De juridische grondslag voor deze verwerking van persoonsgegevens is dat verwerking noodzakelijk is uit hoofde van de uitvoering van de contractuele relatie met klanten en leveranciers. 

Inkoop
Aankoop van verschillende goederen en diensten van leveranciers.

De volgende categorieën persoonsgegevens kunnen voor dit doel worden verwerkt:  

  • contactgegevens – naam,
  • e-mailadres,
  • telefoonnummer,
  • afdeling van contactpersoon bij leverancier,
  • bedrijfsnaam van leverancier.

De juridische grondslag voor deze verwerking is dat verwerking noodzakelijk is uit hoofde van het legitieme belang dat iTrainee heeft bij de aanschaf van goederen en diensten teneinde zaken te kunnen doen.

Communicatie, reclame en marketing
Communicatie met zakenrelaties. Onze zakenrelaties voorzien van relevante informatie, middels bijvoorbeeld brochures, nieuwsbrieven, tijdschriften, relevante content, productinformatie en uitnodigingen voor evenementen, voor informatie- en marketingdoeleinden.

De volgende categorieën persoonsgegevens kunnen voor dit doel worden verwerkt:

  • contactgegevens – naam,
  • e-mailadres,
  • telefoonnumer,
  • bedrijf van de betreffende zakenrelatie,
  • contactpersonen van de betreffende zakenrelatie.

De juridische grondslag voor deze verwerking van persoonsgegevens is de toestemming van de zakenrelatie en/of het feit dat dergelijke verwerking noodzakelijk is in het kader van de uitvoering van de contractuele relatie met (potentiële) zakenrelaties en/of het feit dat dergelijke verwerking noodzakelijk is uit hoofde van het legitieme belang dat iTrainee erbij heeft om haar relaties met haar zakenrelaties te onderhouden.

Afbeeldingen
iTrainee kan foto’s van zakenrelaties en/of hun contactpersonen verwerken in het kader van de ontwikkeling en verspreiding van marketingmateriaal. 

De volgende categorieën persoonsgegevens kunnen voor dit doel worden verwerkt:

  • persoonsgegevens – naam,
  • functie
  • afbeelding van klanten en contactpersonen van zakenrelaties.

De juridische grondslag voor deze verwerking van persoonsgegevens is de toestemming van de betrokken zakenrelaties en/of betrokken contactpersonen. U kunt voor een fotosessie worden uitgenodigd en u bent vrij om te beslissen of u daar wel of niet uw medewerking aan wilt verlenen. Aan de keuze om geen medewerking te verlenen zijn geen negatieve gevolgen verbonden. Houd er bovendien rekening mee dat u te allen tijde uw toestemming kunt intrekken, zoals hieronder wordt uitgelegd in deze Privacyverklaring (zie: “Welke rechten kunt u met betrekking tot uw persoonsgegevens uitoefenen?”). Bovendien is de verwerking van persoonsgegevens voor dit doel noodzakelijk uit hoofde van het legitieme belang dat iTrainee erbij heeft om marketingmateriaal te ontwikkelen en verspreiden.

Sponsoring
Reclame en marketing via sponsoring van bijvoorbeeld sporters, sportactiviteiten, culturele activiteiten, projecten voor maatschappelijke ondersteuning. De volgende categorieën persoonsgegevens kunnen voor dit doel worden verwerkt:

  • contactgegevens – naam,
  • adres,
  • telefoonnummer
  • e-mailadres van sporters.
  • overige informatie – informatie over sport en foto’s van sporters of andere gesponsorde onderwerpen. 

De juridische grondslag voor deze verwerking van persoonsgegevens is dat dergelijke verwerking noodzakelijk is in het kader van de uitvoering van de contractuele relatie met de desbetreffende Zakenrelatie en/of uit hoofde van het legitieme belang dat iTrainee bij reclame en marketing heeft. 

Beveiliging
Toegangsbeveiliging. Toegang verschaffen tot de kantoren van iTrainee.

De volgende categorieën persoonsgegevens kunnen voor dit doel worden verwerkt: 

  • contactgegevens – naam,
  • bedrijf,
  • telefoonnummer van leveranciers,
  • bezoekers,
  • klanten,
  • transportbedrijven,
  • contactpersonen
  • beveiligingsgerelateerde informatie – reden voor toegang, verwachte verblijfsduur,
  • contact met iTrainee, toegangsgegevens (datum, tijd, locatie, verleend/geweigerd), videoregistratie.

De juridische grondslag voor deze verwerking van de persoonsgegevens van medewerkers is dat dergelijke verwerking noodzakelijk is uit hoofde van het legitieme belang dat iTrainee erbij heeft om de toegang tot de bedrijfsterreinen en gebouwen van iTrainee te beveiligen er zorg voor te dragen dat iTrainee, haar medewerkers en alle andere op de locaties van iTrainee aanwezige personen, worden beveiligd. 

Juridisch en intern managementTen bate van contractbeheer, IP- registratie, rassenregistratie en procedures voor de afwikkeling van geschillen, klachten of rechtsgedingen.

De volgende categorieën gegevens kunnen voor dit doel worden verwerkt:

  • aan contractbeheer gerelateerde informatie – bedrijfsnaam,
  • naam,
  • adres,
  • geboortedatum,
  • geboorteplaats van directeuren, managers en registratiecodes van partijen bij contracten.
  • IP-registratie, informatie over rassenregistratie – naam, functie,
  • Informatie over geschillen,
  • klachten of juridische procedures – naam,
  • adres,
  • e- mailadres,
  • telefoonnummer,
  • functie,
  • werklocatie van de eiser
  • inhoud van de klacht.

De juridische grondslag voor deze verwerking van de persoonsgegevens is dat dergelijke verwerking noodzakelijk is om de wettelijke verplichtingen van iTrainee na te leven en/of uit hoofde van het legitieme belang dat iTrainee erbij heeft om haar IP-rechten te beschermen en het overzicht te bewaren met betrekking tot haar contractuele afspraken en/of uit hoofde van het legitieme belang dat iTrainee heeft bij geschillen, klachten en rechtsgedingen.

Wie heeft er toegang tot uw persoonsgegevens?

iTrainee kan uw persoonsgegevens delen met de volgende partijen en personen onder de volgende omstandigheden: 

  • iTrainee kan uw persoonsgegevens delen met gegevensverwerkers, dat wil zeggen, met partijen die namens ons persoonsgegevens verwerken. In dergelijke gevallen mogen deze andere derden uw persoonsgegevens alleen gebruiken voor de hierboven beschreven doeleinden en alleen in overeenstemming met onze instructies;
  • De medewerkers van iTrainee hebben mogelijk toegang tot de persoonsgegevens, bijvoorbeeld medewerkers die werken bij de administratie en de verkoopafdeling. In een dergelijk geval wordt er alleen toegang verleend als zulks noodzakelijk is in het kader van de hierboven beschreven doeleinden en alleen als de medewerker gebonden is door een geheimhoudingsplicht;
  • iTrainee kan uw persoonlijke gegevens delen als zulks nodig is uit hoofde van de bovenstaande doeleinden, bijvoorbeeld op opdrachtbasis met onderzoeksbureaus in het kader van kredietwaardigheidsonderzoek en „ken-uw-cliënt”- vereisten, met octrooibureaus voor IP-registratie;
  • iTrainee kan uw persoonsgegevens delen als zulks wettelijk of rechterlijk wordt bevolen, bijvoorbeeld met wetshandhavingsinstanties of andere overheidsinstanties.

Voor hoe lang verwerkt iTrainee uw persoonsgegevens?

 Tenzij uit hoofde van het toepasselijke recht een specifieke bewaartermijn verplicht of toegestaan is, bijvoorbeeld in het fiscaal recht, bewaart iTrainee uw persoonsgegevens alleen voor de duur die nodig is om aan de in deze privacyverklaring beschreven doeleinden te kunnen voldoen. Dat betekent dat we in sommige gevallen uw persoonsgegevens gedurende een bepaalde periode na beëindiging van uw contract met iTrainee zullen bewaren. In de regel bewaren we klantgegevens maximaal zeven jaar gerekend vanaf het einde van de contractuele relatie om fiscale en administratieve redenen. Waar mogelijk worden de gegevens echter tijdens deze bewaarperiode gewist.

Echter indien zich bijzondere situaties voordoen, bijvoorbeeld een geschil of vordering, mogen we gedurende een langere periode bewijsmateriaal en gegevens opslaan.

Ons bewaarbeleid weerspiegelt toepasselijke lokale verjaringswetten en de nationale wettelijke verplichtingen van iTrainee. Als u meer informatie wilt over het bewaarbeleid van iTrainee dat van toepassing is op uw gegevens, neem dan contact op met privacy@iTrainee.nl

Welke maatregelen neemt iTrainee om uw persoonsgegevens te beschermen? 

 iTrainee heeft passende technische en organisatorische maatregelen genomen om uw persoonsgegevens te beschermen tegen onbedoelde of onrechtmatige verwerking, onder andere door ervoor te zorgen dat:

  • uw persoonsgegevens zijn beschermd tegen ongeautoriseerde toegang;
  • de vertrouwelijkheid van uw persoonsgegevens is gewaarborgd;
  • de integriteit en beschikbaarheid van uw persoonsgegevens worden gehandhaafd;
  • het personeel is op de hoogte van voorschriften betreffende informatieveiligheid;
  • feitelijke of vermoedelijke datalekken worden gerapporteerd in overeenstemming met de toepasselijke wetgeving. 

Waar slaat iTrainee uw persoonsgegevens op en vanaf welke locatie draagt iTrainee deze over?

 In de regel worden uw persoonsgegevens opgeslagen op servers in de Europese Unie. In het bijzonder kunnen uw gegevens worden overgedragen aan de landen waar onze klanten zich in bevinden. 

In geval van doorgifte van persoonsgegevens buiten de Europese Unie, zal iTrainee ervoor zorgen dat een dergelijke overdracht met passende waarborgen geschiedt. In de meeste gevallen zal op een dergelijke overdracht een contract van toepassing zijn dat gebaseerd is op de standaard contractbepalingen voor gegevensoverdracht zoals goedgekeurd door de Europese Commissie.

Als u meer informatie wilt raadplegen over de overdracht van uw persoonsgegevens naar een land buiten de EU en meer informatie wilt verkrijgen over de juridische basis voor een dergelijke overdracht, neem dan contact op met iTrainee. 

Welke rechten kunt u met betrekking tot uw persoonsgegevens uitoefenen?

U kunt een aantal rechten uitoefenen met betrekking tot uw persoonsgegevens, die hieronder worden uitgelegd. Gebruik in elk geval de onderstaande contactgegevens als u uw rechten wilt uitoefenen. Houd er rekening mee dat uw rechten in veel gevallen niet absoluut zijn en dat we mogelijk niet verplicht zijn om aan uw verzoek te voldoen.

Recht van toegang
U hebt recht op een kopie van de persoonsgegevens die we over u bewaren en op informatie over hoe we deze gebruiken. Uw persoonsgegevens worden meestal digitaal aan u verstrekt. 

Recht op rectificatie
We ondernemen redelijke stappen om ervoor te zorgen dat de informatie die we over u hebben, juist en volledig is. Als u echter niet gelooft dat dat het geval is, kunt u ons vragen om deze bij te werken of te wijzigen.

Recht op uitwissing
Onder bepaalde omstandigheden hebt u het recht om ons te vragen uw persoonsgegevens te wissen, bijvoorbeeld wanneer de persoonsgegevens die we hebben verzameld niet langer nodig zijn voor het oorspronkelijke doel of wanneer u uw toestemming intrekt. Zulks moet echter tegen andere factoren worden afgewogen. Het is bijvoorbeeld mogelijk dat we niet aan uw verzoek kunnen voldoen vanwege bepaalde verplichtingen uit hoofde van wet- en regelgeving. 

Recht op beperking van de verwerking
Onder bepaalde omstandigheden hebt u het recht om ons erom te verzoeken om het gebruik van uw persoonsgegevens (tijdelijk) te staken, bijvoorbeeld wanneer u denkt dat de persoonsinformatie die we over u hebben, mogelijk onnauwkeurig is of wanneer u denkt dat we uw persoonsgegevens niet langer hoeven te gebruiken.

Recht op overdraagbaarheid van gegevens
Onder bepaalde omstandigheden hebt u het recht om ons erom te verzoeken persoonsinformatie die u aan ons hebt verstrekt, aan een derde van uw keuze over te dragen.

Recht op bezwaar
U hebt het recht om bezwaar te maken tegen verwerking die is gebaseerd op onze legitieme belangen. Tenzij we een dwingende legitieme reden hebben voor de verwerking, zullen we de persoonsgegevens op die basis niet langer verwerken wanneer u een bezwaar indient. Houd er echter rekening mee dat we bepaalde diensten of voordelen mogelijk niet kunnen bieden als we de benodigde persoonsgegevens voor dat doel niet kunnen verwerken.

Rechten met betrekking tot geautomatiseerde besluitvorming
U hebt het recht om niet onderworpen te worden aan geautomatiseerde besluitvorming, inclusief profilering, die rechtsgevolgen voor u heeft of vergelijkbare significante gevolgen heeft. iTrainee past geen geautomatiseerde besluitvorming toe.

Recht om toestemming te herroepen
We kunnen om uw toestemming vragen voor de verwerking van uw persoonsgegevens in bijzondere gevallen. Wanneer we dat doen, hebt u het recht om uw toestemming op elk gewenst moment in te trekken. iTrainee stopt de verdere verwerking vanaf het moment waarop u uw toestemming intrekt. Dat heeft echter geen invloed op de rechtmatigheid van de verwerking tot het moment waarop de toestemming werd ingetrokken.  

Wat als ik een andere vraag of een klacht heb?
Vragen of klachten over de verwerking van uw persoonsgegevens moeten worden gericht aan iTrainee via privacy@iTrainee.nl

 U hebt ook het recht om een klacht in te dienen bij de lokale autoriteit voor gegevensbescherming in het rechtsgebied waarin uw bedrijf gevestigd is, waarin u woont of waarin er een vermeende schending plaatsvindt. U kunt een lijst van de gegevensbeschermingsautoriteiten van de Europese Unie (“DPA’s”) vinden op de website van de Europese Commissie. We moedigen u echter aan om eventuele zorgen of klachten eerst aan iTrainee kenbaar te maken.

Wijzigingen van deze privacyverklaring

 iTrainee kan deze privacyverklaring van tijd tot tijd bijwerken en indien een wijziging voor zakenrelaties ernstige gevolgen heeft, stelt iTrainee hen actief van dergelijke wijzigingen op de hoogte. iTrainee zal te allen tijde een actuele Privacyverklaring beschikbaar stelen. 

Versie november 2018

 

 

 

 

 

 

Meer weten over een traineeship?

Praat direct met Anouk

Op zoek naar SAP consultants?

Praat direct met Cecile

Kunnen we je ergens mee helpen?